¿CÓMO MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD, EL CLIMA LABORAL Y LOS PROCESOS COMERCIALES DE SU EMPRESA? por: Red Design Systems ‐ 8 Septiembre, 2016

“Si busca resultados distintos, no haga lo mismo de siempre” Albert Einstein.

 

¿Cuando tiene problemas de comunicación interna en su empresa qué es lo que hace? ¿Cuántas estrategias sin resultados favorables ha intentado? ¿Cómo ayuda el área de gestión humana con las necesidades de los colaboradores?

 

Ahora entiendo cuanta razón tiene esta frase. Ya que muchas veces manejamos los problemas de la #empresa con los mismos métodos tradicionales, lo que causa que el problema se agrande. Soy Luz Angela, Coordinadora Administrativa en una empresa que ofrece servicios de Tercerización de Procesos (#BPO), Desarrollo de Aplicaciones a la medida y Marketing Digital.

 

Quiero contarle paso por paso cómo pude desarrollar una organización más detallada de los procesos internos de la compañía y así poder solucionar los problemas de #Productividad y de #ClimaLaboral.

 

¿Cuál fue el problema?

 

La mayoría de los problemas internos de las empresas están relacionados con la mala gestión de la comunicación interna. No resolverlos a tiempo puede afectar a otras áreas de la organización y puede acabar con un buen ambiente laboral, debilitando las relaciones entre los colaboradores.

En el mes de diciembre del año pasado mi correo electrónico colapsó con la cantidad de emails que recibí de los colaboradores de la empresa, que solicitaban permisos, vacaciones, incapacidades, licencias, certificados, entre otras cosas. No sabía ¿Por cuál petición comenzar? ¿Cuál era la de mayor importancia? y al  querer solucionarle a todos sus inquietudes termine haciendo lo contrario, ya que eran tantos mensajes, que habían unos que se me pasaba leer, les daba la respuesta muy tarde e, incluso, en algunos casos no podía aceptar la petición que solicitaban.

 

Esto llegó a causar inconvenientes, reclamos, inconformidades, hasta el punto de causar un mal clima laboral. Para todos los miembros de la compañía era importante tener un permiso o sus vacaciones para esta temporada, ya que todos tenían diligencias por hacer, familia que visitar y, lastimosamente, era el cierre de todos los grados escolares.

 

La primera solución NO funcionó

 

Cuando no se toma una asesoría acertada y se apresura a solucionar los problemas de una empresa se terminan tomando las peores decisiones, lo que vemos más fácil y “factible” no siempre es lo mejor, en su mayoría genera más problemas que soluciones.

 

La primera solución que planteamos fue dividirnos el trabajo, ya no sería la única persona que recibiría los correo, alguien más estaría pendiente en resolver algunas solicitudes; pensamos que de esta manera ya se podría solucionar la carga excesiva de correos y el poco tiempo para dar respuesta. No contamos con que las cosas podrían salirse de control; aún con la ayuda de ella era demasiada la cantidad de correos que recibíamos a diario. Al estar tan concentradas en eso no tuvimos una comunicación entre nosotras sobre los permisos y solicitudes que estábamos dando, y llegamos al punto que, respondimos una gran cantidad de solicitudes equivocadas lo que causó un impacto económico en la operación pues no teníamos personas que prestarán soporte esos días. Esto fue un gran error de #organización y #comunicación interna.

 

Software de Gestión: La solución al problema

 

En la actualidad, el software empresarial engloba necesidades variadas, que  facilitan el manejo de la información de gestión en la empresa.
Los problemas crecían en la compañía y el nivel de estrés y agotamiento que manejabamos era muy alto, así que pensamos en otra #alternativa que nos permitiera una mayor organización para poder resolver el problema de comunicación interna de la empresa. Buscando soluciones y consultando en la #web encontré que la mejor #opción era un Software de Gestión Empresarial pero, los que alcance analizar “a priori” eran muy complicados y no tenían lo que necesitaba.
Así que decidimos crear nuestra propia versión de un #Software de Gestión Empresarial, utilizando los diferentes casos que identificamos en la compañía. Con esta herramienta logramos:

 

  • Crear formularios
  • Gestionar Flujos de Aprobación
  • Trabajar en los casos
  • Buscar casos
  • Asignar grupos de trabajo a un flujo
  • Automatizar ciertas tareas de seguimiento
  • Resolver casos en equipo
  • Medir la calidad del servicio que le ofrecemos al cliente interno
  • Crear usuarios
  • Administrar grupos de usuarios y permisos
  • Generar reportes básicos por fechas
  • Personalizar la imagen de acuerdo a la identidad de la compañía (color, logo y otros)
  • Usar la aplicación desde un dispositivo móvil, para generar o resolver casos.

 

Esta es una plataforma amigable que nos ayudó a una #gestión más organizada de la empresa. Desde que usamos esta herramienta, organizamos la información de cada empleado, logrando dar una respuesta a tiempo para cada caso. Los resultados fueron increíbles, ayudaron a un mejor #climaLaboral y a una manera más efectiva de llevar el control de las peticiones de los colaboradores

 

¿Qué pasó después?

 

Los problemas en la compañía disminuyeron, al igual que mis niveles de estrés. Pude tener un trabajo más organizado y un seguimiento de los procesos de la empresa.

 

“Cloud Services Desk” es el nombre de este #Sistema #Web y cómo los resultados fueron tan favorables, decidimos comercializarlo.

 

Si su empresa está pasando por el mismo problema te invito a que pruebes CSD, es una herramienta muy útil para iniciar la Transformación Digital de su negocio, eliminando el papel, los miles de archivos independientes en Excel, Word y los correos electrónicos; para lograr tener los procesos centralizados en la nube.

 

Es posible tener un Demo gratis de Cloud Service Desk para que pruebe lo efectivo y funcional que es el #Sistema, en el siguiente link (http://cloudservicedesk.co/) y, por medio del #Site, podrá inscribirse para conocer las ventajas del mismo. Recuerde que la Transformación Digital nos ayuda a entender el problema, capturar la información necesaria para dimensionarlo y gestionar el cambio necesario para llegar a una solución.

 

Con Cloud Service Desk, seguramente podrá #Gestionar #Digitalmente importantes cambios  favorables para  la comunicación interna y los procesos comerciales de su empresa.
Espero que esta #aplicación sea la solución para sus problemas empresariales como lo fue para mi.